Ti capita spesso di avere la sensazione di non riuscire a concludere nulla, anche se lavori tutto il giorno?
Hai una lista infinita di cose da fare, ma non sai da dove iniziare?
Purtroppo questa situazione è molto comune ed è frutto del fatto che organizzare le proprie attività, sia lavorative che personali, incastrando tutte le esigenze, non è per nulla semplice.
In questo articolo ti mostro un metodo semplice e visivo per prioritizzare i tuoi task, pianificare le attività quotidiane e rispettare le scadenze.
Il Problema: troppe cose da fare senza un metodo chiaro
Quando gestiamo le attività sulla base del nostro “istinto”, confidando solo nella nostra buona memoria, finiamo spesso per: dimenticare scadenze importanti, perdere tempo in attività a basso impatto, sentirci sopraffatti e improduttivi.
Per questo motivo nel lavoro come nella vita quotidiana è utile applicare un processo di decisione, anche semplice, che ci aiuti a prioritizzare correttamente ogni attività.
Il Metodo: le Domande per Dare Priorità ai Task
Ecco un workflow decisionale composto da poche semplici domande che puoi farti ogni volta che ricevi un nuovo compito.
📋 Scarica la versione pdf dello Schema Prioritizzazione Task
🎯 Inizia da qui:
- L’attività è delegabile? Questo rappresenta il primo grande bivio ma è anche la domanda più semplice. Se hai la fortuna di poter avere delle risorse a tua disposizione e se l’attività richiesta è delegabile il gioco è fatto.
- L’attività richiede meno di 10 minuti? Se il task che devi svolgere è un’attività che richiede un effort minimo dovresti inserirla tra le attività giornaliere. Tieni sempre conto che nel tuo calendario giornaliero dovrebbe esserci del tempo riservato allo svolgimento dei compiti quotidiani.
- L’attività è ad alto impatto di tempo? Se non puoi svolgere il compito in meno di 10 minuti automaticamente sei costretto a pianificarlo. Ma come? Dipende dalla risposta alla prossima domanda.
- L’attività è urgente? Se il task che devi svolgere è urgente devi dargli priorità ed inserirlo all’interno delle attività giornaliere, altrimenti va fissato uno slot nel tuo calendario per completare quella specifica richiesta.
- L’attività ha una data di scadenza fissa? Se l’attività che devi svolgere ha una scadenza devi impostare un task con una data di scadenza ed un reminder che ti ricordi in anticipo che devi completare quel compito.
- L’attività prevede un meeting? Se per il task assegnato è previsto un meeting (ad esempio riunioni di staff, riunioni con clienti, call di training, etc..) c’è necessità di capire se l’incontro deve essere ricorrente o meno.
- Il meeting è ricorrente? Se il meeting è ricorrente dovrai fissare un evento ricorrente nel tuo calendario (ed in quelle delle persone coinvolte) altrimenti dovrai fissare un evento singolo.
- L’attività necessità di follow-up? Se il task necessità di follow-up dovrai fissare in calendario uno o più incontri di follow-up tra le persone coinvolte.
In queste poche domande sono raccolte la maggior parte delle esigenze che si possono verificare nella gestione delle attività lavorative e quotidiane. Seguire questo schema ti può aiutare a programmare meglio le attività organizzando il tempo in maniera efficace.
Strumenti Consigliati
Partiamo dal presupposto che non esistono strumenti giusti o sbagliati; la scelta dei tool da utilizzare dipende da vari fatori quindi mi limiterò a dirti la tipologia di strumenti necessari per la gestione organizzata delle attività (facendo alcuni esempi).
- Calendario → necessario per gestire il tempo e gli appuntamenti. Ne esistono tantissimi i più utilizzati sono Google Calendar ed il calendario di Outlook. Un consiglio che mi sento di darti: utilizza le etichette o i colori per categorizzare gli eventi che inserisci in modo da avere a prima vista un’impatto visivo sulla tipologia di meeting che dovrai affrontare.
- Strumento di Task Management → molto utile per segnare le attività che devi svolgere e pre inviarti dei reminder rispetto alle scadenze. Puoi utilizzare strumenti semplici come Google Task o Microsoft To Do o tool più elaborati come Todoist.
- Strumento di collaborazione → se non lavori da solo ma in un team hai bisogno di un tool che ti consenta di tenere sotto controllo le attività che assegni e gestire un gruppo di lavoro. Qui gli strumenti da utilizzare sono diversi e cambiano molto a seconda del tipo di progetti che devi gestire e della grandezza del team con cui collabori. Tra i nomi più noti per gruppi di lavoro di tutte le dimensioni ci sono ClickUp, Trello, Slack.
Sono un Consulente in Digital Marketing con oltre 10 anni di esperienza. Mi occupo di progettare e sviluppare strategie digitali per Piccole e Medie Imprese per aiutare le aziende ad ottenere il massimo ritorno dagli investimenti nei canali online.
