Creare un semplice CRM per WordPress con CF7 ed i Fogli di Google

Se sei alla ricerca di un sistema per gestire le lead che ricevi dal tuo sito (o dalla una tua landing page) realizzato con WordPress ti consiglio di leggere questo articolo e provare a realizzare tu stesso un CRM fai da te che ti può far risparmiare tempo e soldi.

Che cos’è un CRM

Il termine CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management che in italiano si traduce con Gestione della Relazione con i Clienti e solitamente si utilizza per descrivere uno strumento che aiuta un’azienda o un professionista a tenere traccia dei rapporti che intrattiene con i propri clienti.

Il CRM non è utile però solo come strumento per gestire il proprio “parco clienti” ma anche (e soprattuto) in tutto il percorso di gestione di una lead, dal momento in cui un potenziale cliente contatta l’azienda fino a quando non acquista un prodotto o servizio; in quest’ottica il CRM diventa un tool a supporto della Lead Generation utile per tenere traccia di tutti i contatti ricevuti e monitorarli nel loro percorso di conversione da prospect a cliente.

Sul mercato esistono diverse tipologie di CRM sia gratuiti che a pagamento che hanno funzionalità utili ad un’azienda per gestire i propri clienti, ma se sei alle prime armi con questi strumenti e cerchi qualcosa di semplice ed immediato in questo articolo ti spiego come realizzare un sistema di gestione delle lead provenienti da un sito realizzato con WordPress.

Funzionamento del CRM e strumenti utilizzati

Lo strumento ha l’obiettivo di creare, a partire da una lead ricevuta tramite un form di contatti, una nuova anagrafica all’interno di un Foglio Google che verrà poi arricchita con delle informazioni relative al processo di gestione del contatto.

Il processo che viene adottato è il seguente:

  • Un utente compila un form CF7 sul sito o sulla landing;
  • Le informazioni contenute nel form vengono processate tramite un’estensione di CF7 che invia dei dati ad un WebHook (messaggio automatico inviato ad un url univoco);
  • Zapier tramite un sistema di lettura del WebHook recupera le informazioni e le immagazzina;
  • Le informazioni recuperate vengono poi inviate ad un Foglio di Google dove viene creata una nuova riga per ogni lead ricevuta.

Per realizzare il nostro CRM utilizzeremo alcuni semplici strumenti nella loro versione gratuita:

Installazione Estensione per Contact Form 7

La versione base del plugin CF7 si occupa di creare dei form di contatti da poter integrare nel sito WordPress ma non ha nessuna funzionalità di collezione dei dati o di integrazione con sistemi esterni.

Per ovviare a questa carenza esistono diversi plugin che permettono di espandere le funzionalità di CF7. Nel nostro caso dovremmo installare un plugin a scelta tra CF7 DB ToolCF7 to WebHook che ci permetterà di inviare in un formato JSON i dati derivanti dalla compilazione di un modulo contatti verso un WebHook (creato con Zapier) che sarà in grado di riceverli e processarli.

La differenza nella scelta dei 2 plugin che estendono le funzionalità di CF7 dipende dalla necessità o meno di avere, oltre all’invio dei dati al Webhook, anche un database interno a WordPress dei messaggi arrivati via Contact Form 7 (CF7 DB Tool offre anche questa funzione, CF7 fo WebHook no)
.

Una volta installato ed attivato il plugin ci dobbiamo spostare nella sezione relativa ai Moduli di Contatto CF7, selezionare il modulo del quale vogliamo utilizzare i dati e recarci nella sezione Webhook dove:

  • Spuntiamo la casella Send to Webhook (per indicare al plugin di inviare i dati al Webhook);
  • Nel campo Webhook url inseriamo l’url generato da Zapier che vediamo nel prossimo step;
  • Spuntiamo la casella Send mail se vogliamo che CF7 continui comunque ad inviare anche le email nella modalità classica;
  • Nel sezione Special Mail Tags possiamo inserire all’interno dei dati inviati via JSON, oltre alle informazioni presenti nei campi del form, anche delle informazioni aggiuntive come ad esempio la data di compilazione del modulo o l’url della pagina dove si trova il modulo.

Configurazione Plugin Estensione per CF7

Nella sezione Data sent to Webhook vedremo un riepilogo delle informazioni che verranno inviate al Webhook.

Creazione dello Zap su Zapier

Se non hai un account Zapier come prima cosa va creato 🙂.

Una volta creato l’account ed effettuato il login, Zapier ci chiede quali Applicazioni vogliamo connettere.

Nel nostro caso dovremo selezionare come applicazione di partenza Webhooks by Zapier e come applicazione di arrivo i Fogli di Google.

Il sistema di connessione dovrà raccogliere i dati del Webhook (selezionare Catch Hook) e per ogni set di dati creare una nuova riga all’interno di un foglio Google (selezionare Create Spreadsheet Row).

Creazione Zap

A questo punto selezioniamo Use Zap per procedere nella configurazione dello Zap. Nello step successivo ci viene indicato da Zapier qual’è l’url del nostro Webhook.

Configurazione Webhook

Dovremmo copiare questo url ed inserirlo all’interno del plugin CF7 con la procedura vista prima. Andando avanti ci verrà chiesto da Zapier di effettuare un test sul corretto funzionamento del Webhook.

Test Webhook

Andiamo quindi nel nostro form all’interno del sito o della landing e facciamo un invio di prova.

Test form sito

Se la configurazione è stata fatta correttamente il test darà esito positivo e vedremo all’interno dell’anteprima di Zapier le informazioni inviate tramite il form.

Test successo

Impostazione del Foglio Google

A questo punto siamo pronti a creare il Foglio Google che riceverà le informazioni provenienti da Zapier. Entriamo all’interno di Google Fogli e creiamo un nuovo foglio.

Nella prima riga del foglio dobbiamo inserire gli stessi campi che vengono inviati al Webhook, quindi nel mio caso di esempio:

  • Data;
  • Nome;
  • Email;
  • Numero;
  • Oggetto;
  • Messaggio
  • Privacy;
  • Captcha.

Un volta compilata l’intestazione del foglio salviamolo e torniamo all’interno di Zapier dove andiamo avanti con la procedura di configurazione.

Nello step 2 Zapier ci ricorda qual’è l’app che abbiamo collegato (Fogli Google) e con quale operazione (Creazione Riga).

Selezione Fogli Google

Cliccando su continua ci viene chiesto di collegare Google Fogli a Zapier. In questo step dovremmo concedere l’accesso a Zapier al nostro account Google (lo stesso con il quale abbiamo creato il Foglio).

Una volta collegati gli account andiamo a selezionare il Foglio appena creato.

Selezione Account e Foglio

Una volta selezionato il foglio da Zapier ci viene chiesto di mappare i campi del Webhook con le colonne presenti nel foglio Google.

Mappatura campi

Terminata la mappatura dei campi si procede con un ultimo test di verifica.

Test finale

Se il collegamento è avvenuto correttamente possiamo verificare che nel nostro foglio sono state scritte le informazioni del form.

Verifica scrittura su foglio

Una volta completata la procedura torniamo nella Dashboard di Zapier ed attiviamo il nostro Zap!

Attivazione zap

Creazione dei campi CRM nel Foglio Google

A questo punto abbiamo un Foglio Google contenente le informazioni relative ai form di contatto compilati sul nostro sito; per trasformare questo foglio di raccolta Lead in uno strumento di Gestione delle Lead dobbiamo aggiungere delle informazioni relative al processo di gestione di un contatto.

Nel mio caso di esempio ho deciso di aggiungere:

  1. Una voce Stato in cui impostare il primo step di gestione della Lead;
  2. Una voce Data Contatto dove indicare il momento in cui è avvenuto il contatto con il prospect;
  3. Una voce Giorni Contatto che sottrae alla data di Primo Contatto la Data dell’invio del form in modo da conteggiare il n° di giorni in cui è avvenuto il contatto;
  4. Una voce Feedback in cui impostare un secondo step di gestione della Lead (se il contatto si è concretizzato o meno);
  5. Una voce Data Feedback in cui indicare la data di risposta del prospect;
  6. Una voce Giorni Feedback che sottrae alla Data Feedback la Data Contatto in modo da conteggiare il n° di giorni in cui ha risposto il prospect.

Riepilogo CRM

Per gestire al meglio il flusso di lavoro tramite CRM conviene standardizzare i dati inserendo nel file dei campi Select dove selezionare un preciso intervallo di opzioni (es: Da Contattare / Contattato e Interessato / Non Interessato) che facilitano la gestione delle informazioni rendendole strutturate.

Per fare questa operazione si può utilizzare la funzione Convalida dei dati di Google Fogli (Dati -> Convalida dei Dati -> Elenco di Voci).

Creazione campi CRM

Allo stesso modo per facilitare visivamente la lettura delle informazioni importanti è possibile creare delle Regole di formattazione che in automatico colorano le celle a secondo di specifici parametri.

Le regole vanno impostate in Formato -> Formattazione condizionale e permettono di modificare lo stile di una cella se si verificano determinate condizioni (es: lo stato passa da Non interessato ad Interessato).

Formattazione feedback

Nel mio Foglio di esempio ho inserito solo una piccola parte delle informazioni che può contenere un file per la gestione delle lead; a seconda delle tue esigenze e del tipo di attività che gestisci puoi aggiungere altri dati come la data di consegna di un preventivo o l’importo che viene sottoscritto in un contratto e così via.
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L'Autore

Stefano Salustri

Sono un Consulente in Marketing Digitale e Consulente SEO con oltre 10 anni di esperienza. Mi occupo di progettare e sviluppare strategie digitali per Piccole e Medie Imprese per aiutare le aziende ad ottenere il massimo ritorno dagli investimenti nei canali online. 📈

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